¿Cuántas veces ha estado en una reunión donde al finalizar no está claro el punto de acción a tomar?, es muy común que la respuesta es varias veces a la semana o peor aún al día. El tiempo invertido en las reuniones son para llegar a puntos de acuerdo y para tener una sincronización de diferentes tareas o áreas de trabajo.
El problema es que normalmente estas se convierten en sesiones altamente improductivas y muchas veces frustrantes a esto súmele el tiempo y gasto monetario invertido, ya que por ejemplo si tenemos una reunión de 1 hora el tiempo invertido no es 1 hora si no eso multiplicado por la cantidad de asistentes más el salario de cada uno de ellos, veamos este ejemplo: Reunión de Gerencias.
Si en cuadro ponemos los costos reales y aún sumamos otros relacionados a la operación (cito uno, electricidad) vamos viendo el punto de lo costoso que puede ser estas reuniones sin mencionar el costo de tener personas frustradas y sin motivación. Esto para nada significa que tenemos que dejar de hacerlas menos aún cuando lo que buscamos es tener ambientes más abiertos y colaborativos.
¿Ahora bien que podemos hacer?
Uno de los primeros conceptos que trato de explicar en las organizaciones a las que ayudo es el de Facilitación y con esto no me refiero a poner en agenda y mandar la convocatoria, sino hacer que las reuniones o cualquier tipo de sesión que tengamos en la organización sean productivas.
La Facilitación se define como un proceso usando una variedad de herramientas, técnicas y actividades para empoderar los participantes, crear claridad, invitar a la colaboración e incrementar el compromiso. Como facilitadores hay que crear una estructura para la reunión y que todos los temas tratados sean dentro esa estructura por ende si cualquiera está fuera de esta perdemos el foco de la reunión.
¿Cómo crear esta estructura?
Hay 3 partes que deben tomar en cuenta cuando van empezar a facilitar una reunión:
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Antes de la reunión.
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Durante la reunión.
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Prepare el lugar.
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Recabar datos.
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Generar entendimiento.
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Decidir que hacer.
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Cierre de la reunión.
Veamos en detalle cada uno de ellos:
Antes de la reunión.
Es importante que antes de a la reunión sea claro con los objetivos y los resultados, cada vez que vaya a mandar una convocatoria en lugar de enviar una agenda piense en estos puntos:
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Propósito.
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Resultados de la Reunión.
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Que voy a obtener como participante (Aprendizaje o Conocimiento).
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Cómo tengo que participar en la reunión.
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Quién tiene que asistir.
Durante la reunión.
Una vez en ella considere estos aspectos:
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Prepare el lugar:
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Tome en cuenta el lugar donde va ser la reunión, el ambiente físico preferiblemente mesas redondas que inviten más a la colaboración.
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Recabar Datos
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Recabar datos ayuda a crear una idea del tema de la reunión sin los datos se puede especular y perder el foco de la reunión.
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Generar Entendimiento
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Una vez que tiene los datos utilice estos para generar conversaciones, acá es donde se crea información valiosa sobre el tema, una herramienta que puede utilizar acá es una simple lluvia de ideas.
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Decidir que hacer
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En este punto es donde estas ideas e información del paso anterior pasan a acciones concretas. Una herramienta que me gusta usar es el cuadro por sus siglas en inglés PICK (Potential,Implement, Consider,Kill), evalúe los puntos de acción y cuáles son los que más generan impacto y requieren poco esfuerzo.
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Cierre
Durante el cierre sea abierto a la retroalimentación de los participantes pregunte sobre aspectos que consideran que deberían mejorar en una próxima reunión.
Consejos:
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Dedique tiempos específicos a cada parte, por ejemplo: 30% del tiempo total de la reunión a recabar datos y sea estricto con ellos.
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Escuche las conversaciones y guie la reunión.
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Como facilitador su trabajo es que la conversaciones de den.
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Sea neutral en las conversaciones.
Esta estructura le puede ayudar a hacer sus reuniones más efectivas, más aún hoy en día donde nuevas formas de trabajo son más colaborativas requieren facilitadores de esa colaboración.
