4 formas de utilizar Pomodoro para trabajar en equipo

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Pomodoro es por mucho una de mis técnicas favoritas y siempre que trabajo con un nuevo equipo es de las primeras cosas que les muestro.


En este proceso, una de las preguntas que siempre me hacen es: ¿es posible utilizar esta técnica para mejorar el trabajo en equipo? La respuesta no es obvia y es una que he descubierto con el tiempo y que todavía estoy en proceso de aprender los muchos bemoles de la misma.

En esta publicación comparto 4 maneras en las que he utilizado o he visto a miembros de los equipos con los que he trabajado utilizar con éxito la técnica Pomodoro para mejorar el trabajo en equipo. También explico algunas de las recomendaciones que se brindan en el libro "La Técnica Pomodoro Ilustrada".

1. Pomodoros Individuales/Colectivos

Esta modalidad la utilizaba el miembro más experimentado de un equipo técnico quien tiene una personalidad afable y una vocación de servicio sin igual. Por estas razones era normal ver a otros miembros del equipo recurrir a él por ayuda.

Claramente las constantes interrupciones tenían en esta persona un efecto muy adverso en su productividad y si bien a esta persona le encantaba ayudar a los demás, también le gustaba entregar su trabajo a tiempo. Además por su experiencia solía tener asignadas tareas vitales de las cuales normalmente dependían otros miembros del equipo, convirtiéndolo esporádicamente en un cuello de botella. Supongo que varios lectores podrán identificarse con esta situación.

Esta persona resolvió esta situación utilizando Pomodoro en aquellos momentos en los que ocupaba enfocarse en alguna tarea sensible (en tiempo, complejidad, etc.) y haciendo esto muy visible. De esta manera sus compañeros de equipo, quienes también conocían la técnica -y esto es un factor clave-, sabían no solamente que no debían interrumpirlo en cierto momento sino que también tendrían una ventana de tiempo en X cantidad de minutos para poder evacuar sus dudas sin interrumpir su trabajo. Al principio esta persona anunciaba que estaría utilizando la técnica ese día, pero al tiempo le bastaba con echar a andar el temporizador; había logrado un cambio cultural en su equipo. Eventualmente otros miembros del equipo adoptaron la misma costumbre.

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2. Reuniones

En el libro "La Técnica Pomodoro Ilustrada" se dice que las reuniones son el lugar idóneo para la Técnica Pomodoro y esto es algo que he experimentado en algunas ocasiones. Para ser honesto, creo que hay maneras más efectivas de hacer timeboxing en una reunión, como por ejemplo Lean Coffee. No obstante en una experiencia reciente, me fue muy útil en el siguiente escenario: era una sesión larga de trabajo (varias horas) donde los participantes eran todos gerentes en su organización. Por esta razón, estas personas constantemente estaban atendiendo llamadas o notificaciones en general de sus teléfonos, lo cual les impedía seguir el ritmo de las conversaciones.

Por esta razón, decidí hacer una pausa e introducir la Técnica Pomodoro para luego proponerles hacer un experimento con la misma. El experimento fue todo un éxito y metódicamente todas las personas aprovechaban los 5 minutos de descanso para chequear sus notificaciones, devolver llamadas, responder correos, etc.  Lo realmente curioso sucedió cuando fui llamado una semana después a una sesión de seguimiento y una de las personas presentes procedió a echar a andar su Pomodoro al inicio de la reunión. Después me enteré por uno de sus compañeros de trabajo que esta persona religiosamente hacía esto para evitar que su celular interrumpiera las sesiones de trabajo con sus compañeros de equipo.

3. Pomodoros Colectivos

Uno de los equipos con los que estoy trabajando actualmente debe enfrentar un problema muy frecuente en las organizaciones: entregas de código al equipo de calidad. Y aunque no voy a elaborar en las razones por las cuales esto es así (y sabemos que no debería serlo) me limitaré a decir que el proceso que sigue este equipo depende totalmente del cliente y este aspecto en particular, está fuera de nuestro control.

No es sorprendente que esta situación cause fricciones entre los equipos y que la colaboración se vea obstaculizada por múltiples factores. Ante esta situación, el grupo de programadores decidió implementar una sesión de trabajo hacia el final del sprint que ellos llamaron bug-free session. En ella, todo el equipo se reúne en una sala de conferencias y por un día hacen una minuciosa revisión del código y de la funcionalidad (esto es adicional al peer review).

Al inicio, por la camaradería que existe entre ellos la sesión no fue muy productiva por lo que rápidamente tomaron prestado mi Pomodoro. Una vez echado a andar el mismo, el problema de (baja) productividad desapareció.

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4. Programación en pares o Pair Programming

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Personalmente nunca tuve la oportunidad de programar emparejado durante mis años de programador. No obstante recientemente un colega y yo decidimos experimentar con una versión de la técnica pero para consultoría. De esta forma las visitas al cliente, las entrevistas 1 a 1 (¿2 a 1?) y el trabajo posterior lo hicimos 100% en pares. Si bien la experiencia fue reveladora en todo momento, hubo un momento Ah-ha! cuando estábamos trabajando en la presentación que le haríamos a nuestro cliente.

Mi colega y yo compartimos una afición por las presentaciones y por ello cuando llegó el momento de trabajar en este aspecto, ambos abordamos el reto con entusiasmo. Durante la elaboración de la misma, fueron frecuentes los momentos cuando uno de los dos se quedaba atascado en un aspecto y el otro tomaba control y lo resolvía, o cuando uno le indicaba al otro cómo podía alcanzar el mismo resultado con muchísimos menos pasos. Personalmente aprendí muchísimos trucos y cosas nuevas en unas pocas sesiones de trabajo con mi colega y en nuestra retrospectiva mi colega afirmaba haber tenido la misma experiencia.

No obstante, también somos buenos amigos y compartimos muchos temas de interés; por lo cual al principio nos distraíamos frecuentemente intercalando temas del día a día o de otros trabajos con el de la presentación en la que trabajábamos. Afortunadamente uno de los muchos intereses que compartimos es la Técnica Pomodoro, así que rápidamente echamos a andar el reloj para enfocarnos mejor en nuestro trabajo. Sin este cambio, dudo que hubiéramos logrado salir con la presentación a tiempo. Al lado pueden observar una fotografía de mi escritorio, en el cual habita permanentemente el tomate que cambió mi vida.

Otras recomendaciones

El último capítulo del libro La Técnica Pomodoro Ilustrada aborda el tema de Pomodoro para trabajo en equipo, una gran omisión del libro origninal La Técnica Pomodoro de Francesco Cirillo. En él, se discuten temas interesantes y aunque la mayoría de ellos están orientados al tema de las reuniones y trabajo en pares, creo que igual aplican en alguna medida a los otros escenarios descritos anteriormente. A continuación ofrezco un resumen de las que me parecieron más interesantes.

Ritmo de trabajo

Se refiere a la duración de los recesos y advierte que se debe prestar atención extra al momento adecuado para iniciar el Pomodoro. Mientras esto es algo trivial a nivel individual, a nivel de pareja (o equipo) se debe tener muy buena comunicación. Se sugiere que al final de cada Pomodoro los participantes digan lo siguiente:

  • Qué harán durante el receso (sin entrar en detalles).

  • Cuánto estiman que tardarán en esa actividad.

De esta manera la(s) otra(s) persona(s) podrán hacerse a la idea y manejar de mejor manera la expectativa del inicio del siguiente Pomodoro.

Autorización de inicio

Relacionado al tema anterior, se sugiere tener un mecanismo formal de autorización de Pomodoro. De otra manera se corre el peligro de que la transición del estado de descanso al estado activo o de trabajo sea ilegítima. Se sugieren algunas técnicas para hacer esto:

  • Sencillamente preguntar ¿está listo para iniciar?

  • Utilizar un token personal tal como un peluche o figura, el cual indica que se está listo para iniciar al colocarse en algún lugar específico del espacio de trabajo.

  • Utilizar la conocida técnica de apilar los teléfonos móviles boca abajo en algún lugar del espacio de trabajo.

De las anteriores, la última es por mucho mi favorita dada su demostrada efectividad en filtrar las distracciones de entorno altamente conectado en que vivimos.


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Duración del trabajo

En esta sección se aborda el tema de la longitud del Pomodoro. Se recomienda que antes de extender o recortar la duración, se intente hacer Pomodoros de 25 minutos por al menos una semana antes de introducir una variación.

Adicionalmente se recuerda que el acortar el tiempo tiene un impacto entre la relación del esfuerzo invertido en ceremonias versus el esfuerzo invertido en trabajo y que extender el tiempo hará más difícil el poder enfocarse por el Pomodoro completo. Además se aconseja no variar la duración del Pomodoro frecuentemente ya que eso impide utilizar la cantidad de Pomodoros completados como una métrica de esfuerzo.

Separación temporal

Para las tareas que no requieren colaboración, en particular las que tienen una naturaleza más investigativa, se sugiere separar el par (o equipo) por la duración de un Pomodoro. Una vez finalizado el mismo, las personas se deben reunir de nuevo y decidir si retoman el trabajo en unión o invierten otro Pomodoro por separado.

Conclusión

En mi experiencia Pomodoro ha sido una efectiva herramienta para mejorar la colaboración y el trabajo en equipo. Claro está, es fundamental que todo el equipo conozca la técnica y acuerde los términos mediante los cuales la utilizará.

El empleo de algunas de las técnicas aquí mencionadas puede facilitar este proceso y acelerar el proceso de creación de cultura alrededor de esta técnica. Espero que esta publicación les sea de mucha utilidad.

Me interesa conocer su opinión y vivencias. Si ha experimentado alguna de las situaciones mencionadas o ha utilizado Pomodoro para trabajar en pares o equipos de alguna de las maneras aquí explicadas o de alguna forma distinta, por favor no dude en dejar un comentario y contarnos al respecto.


Nota: se utilizaron cinco pomodoros en la elaboración de esta publicación.