Hace años, de la mano de mi mentor conocí la facilitación y fue amor a primera vista. Me sorprendió lo simple y potente que resultaban las técnicas de facilitación y el efecto casi inmediato que provocan en las dinámicas de los equipos.
Más adelante, mientras realizaba un trabajo en el extranjero, tuve otra revelación. Para iniciar la transformación digital en una gran corporación, se habían creado unos pocos “laboratorios” o grupos de trabajo, los cuales acompañamos utilizando el método Sprint de Google Ventures para la ideación y conceptualización inicial y después Scrum para la construcción de la solución. Paralelamente, se nos solicitó dar algún tipo de formación para personas de toda la organización, una por departamento, a los temas que estábamos trabajando; con el fin de que pudieran replicar parte de lo que estábamos haciendo en sus respectivos grupos.
Para ello, creamos un programa que justo comenzaba con un par de módulos básicos de técnicas de facilitación, con la hipótesis de que al permitir a la organización experimentar una forma distinta al comando y control de lograr resultados, iban a querer más. De manera algo inesperada, el éxito del programa sobrepasó nuestras expectativas (y las del cliente). Esto debido a que desde la primera sesión del mismo, las personas salían con algunas técnicas que les permitían facilitar sus primeras reuniones y sesiones de trabajo, lo cual hicieron con entusiasmo.
Desde ese momento y hasta la fecha, me sigue sorprendiendo que, para efectos del cambio cultural que se perseguía, noté que fue mucho más efectivo el trabajo “al margen” que se hizo con este grupo de personas, que el trabajo en los laboratorios, que si bien produjeron soluciones valiosas para el negocio, no tuvieron el alcance que tuvo un pequeño grupo de facilitadores novatos en cambiar la forma en que se hacían las cosas en ese lugar.
Es por esto y otras cosas que he experimentado, me sigue sorprendiendo cuán frecuentemente encuentro Scrum Masters, agentes de cambio y hasta colegas Agile Coaches que no dominan la facilitación o peor aún, la confunden con otras cosas. Esto me entristece ya que creo que la facilitación es uno de los pilares desde los cuales podemos contribuir muchísimo en mejorar la forma en la que colaboramos y alcanzamos metas juntas las personas hoy en día.
Alguna vez Jurgen Appelo, autor de Management 3.0, dijo que “no se trata de implementar la mentalidad ágil, sino de superar el pensamiento de comando y control”. Estas palabras me ayudaron a entender porqué una y otra vez la facilitación parecía, valga la redundancia, hacer más fácil la tarea de influir en la cultura de las organizaciones.
¿Qué es todo eso de la facilitación?
Pero, a todo esto, ¿qué es la facilitación? Te invito a que realices un ejercicio, sí, en este momento, y por un minuto cierres los ojos y reflexiones sobre tu definición de esta práctica. ¿Qué es la facilitación (para tí)?
¿Listo/a?
La facilitación, según la definiera en su momento Lyssa Adkins (Agile Coaching Institute): es un proceso fluido en el cual se utilizan una variedad de herramientas, técnicas y actividades para empoderar a los participantes, crear claridad, invitar a la colaboración e incrementar el compromiso hacia las soluciones creadas por el equipo.
¿Cómo te ha ido? A continuación, propongo un ejercicio similar, pero esta vez te invito a reflexionar no en la facilitación como proceso, sino en el rol del facilitador/a. ¿Cómo defines lo que es un/a facilitador/a? Dale, un minuto, ojos cerrados…
¿Listo/a?
Como lo define Roger Schwarz en su libro “The Skilled Facilitator“, un/a facilitador/a es una persona que:
- No es miembro del grupo
- Es neutral en cuanto al contenido
- No aporta ni tiene autoridad sobre el contenido
- Es aceptable para todos los miembros del grupo
- Diagnostica e interviene al grupo para
- Ayudarle a mejorar el proceso a través del cual identifica y resuelve problemas y toma decisiones para así incrementar la efectividad del mismo.
¿Cómo te ha ido esta vez?
Si algunos de estos puntos te han hecho un poco de corto circuito mental, no estás solo/a. En nuestra empresa impartimos el taller acreditado por ICAgile llamado “Facilitador de Equipos Ágiles” y esta definición suele provocar más de un corto circuito mental en nuestro/as participantes. Por ello, a continuación agregaré solo un poco de detalle sobre cada uno de estos puntos.
1. No es miembro del grupo
Esta suele ser la primera “piedrilla en el zapato” mental de nuestro/as participantes y acá te invito a que leas de nuevo los puntos 2 al 6 y te preguntes desde qué posición sería más sencillo alcanzarles: ¿siendo parte del equipo que está realizando la tarea o tomando una decisión, o no siendo parte de él?
Si estás en la posición en que lideras un equipo y frecuentemente eres quien diseña y gestiona la reunión, recuerda que siempre puedes colaborar con otra persona y delegar esta tarea. Inclusive puede ser un par, a quien después puedas regresar el favor y así ambos/as estarán más cerca de alcanzar este punto.
2. Es neutral en cuanto al contenido
Cuando estás en una posición de neutralidad sobre el contenido y/o las decisiones a ser tomadas en una sesión de trabajo no te afectarán, te será más sencillo gestionar un proceso de facilitación más objetivo.
Cuando el tema te afecta es posible que desarrolles una opinión con mayor apego al mismo o a un posible curso de acción, lo cual inconscientemente podría hacerte guiar el accionar del grupo en la dirección que deseas, restándole autonomía y apropiación psicológica al mismo.
3. No aporta ni tiene autoridad sobre el contenido
Cuando mentalmente eres libre del contenido y no tienes autoridad sobre las decisiones que se tomarán, tu mente puede enfocarse en el proceso a través de las cuales las personas colaboran, toman decisiones y alcanzan sus metas.
Esto te habilita a profundizar tu observación de los individuos y sus interacciones, identificar comportamientos disfuncionales y ofrecer las técnicas apropiadas para superar estas últimas y apoyar a los equipos en la consecución de sus objetivos.
4. Es aceptable para todos los miembros del grupo
Este es quizá uno de los puntos más difíciles de alcanzar en culturas fuertemente inclinadas hacia el comando y control. No obstante, creo que es fundamental para que el actuar de quien facilita sea realmente efectivo. A menudo me preguntan: ¿y qué haces si al preguntar si están de acuerdo con que facilites una sesión, alguien te dice que no? Para mí la respuesta es sencilla: te retiras y no facilitas la sesión.
5. Diagnostica e interviene al grupo
En este punto es donde se comienza a develar la maestría de quien facilita y el tipo de conocimiento que debe adquirir. Ya que no todos los equipos son iguales (ninguno lo es, de hecho), la facilitación debe adaptarse al equipo y no al contrario.
Para ello quien facilita debe contar con amplios conocimientos sobre dinámicas de grupo, marcos teóricos sobre madurez de equipos, estilos de comunicación, etc. para poder diagnosticar estadíos de madurez, preferencias de trabajo, tipos de personalidad de los/as participantes, disfunciones, etc. de manera que pueda gestionar el proceso que le permita a ESE grupo de personas alcanzar los objetivos que se han propuesto.
6. Ayuda a mejorar el proceso a través del cual (el grupo) identifica, resuelve problemas y toma decisiones
Finalmente, sobre este punto sencillamente deseo mencionar que a menudo las cosas se hacen de la forma en que se hacen en las organizaciones porque es lo único que se conoce. Se aplica el comando y control no porque se crea firmemente en ello, sino porque es lo único que se conoce. Para mí aquí reside el mayor valor de la facilitación.
En el momento en que como facilitadores mostramos formas distintas y más efectivas de lograr las cosas, apoyadas en la colaboración y la confianza por encima del control, se provoca muchas veces una grieta en el muro de creencias personales de quienes toman decisiones. Desde allí, es más sencillo luego hacer mayores progresos en temas de mentalidad ágil y de formas más humanas de trabajar en general.
Conclusiones
La facilitación abre un fascinante mundo de posibilidades para quienes trabajamos en temas de cambio organizacional, desde Scrum Masters hasta Coaches Ágiles y ejecutivos/as al mando de organizaciones atravesando procesos de transformación.
Si deseas aprender más sobre este tema y no sabes por dónde empezar, no dudes en escribirnos a info@sINNplify.com y con gusto te orientaremos. También te invitamos a considerar nuestro taller de Facilitador de Equipos Ágiles acreditado por el ICAgile (ICP-ATF). Puedes encontrar más información del mismo, así como fechas en que lo impartimos en nuestra página web.
