Desde hace más de 2 años trabajo en sINNplify y la mayoría de mis labores son de manera remota y debido al contexto actual se me ocurrió que podía contar un poco de mi experiencia y las herramientas y/o métodos que utilizo para realizar teletrabajo y que este sea lo más efectivo posible.
Sin embargo, gracias a Fred que me compartió un video, cambiaron un poco mis planes.
El video nos habla sobre el contexto que estamos enfrentando y que no estamos haciendo teletrabajo, estamos en casa, durante una crisis, tratando de trabajar. Ser conscientes de esto nos ayuda a cambiar las expectativas que tenemos sobre nosotros mismos, nuestra productividad y cómo nos comportamos en este nuevo contexto que no sabemos cuánto más vaya a durar.
Muy pocas personas tenían un trabajo 100% virtual y de pronto, sin estar listos nosotros o nuestras organizaciones nos toca hacer esta transición de forma veloz, sin tener claras las reglas, que esperar el uno del otro y como gestionar nuestro tiempo, tareas y resultados en este nuevo contexto.
Creo que lo más importante, más allá de que cuál sea nuestro rol en la organización, es aceptar que el entorno cambió y que en este momento todos estamos intentando adaptarnos lo mejor posible, por ende, la empatía con los demás, la paciencia y amabilidad deberían ser valores que primen en nuestras interacciones.
Ahora, ¿cómo podemos hacer para poder gestionar nuestro tiempo y equiparar nuestro trabajo con nuestra vida en casa? Si bien no soy un experto en el tema, quiero compartir mi experiencia, que como bien mencioné al principio es un poco más de 2 años de realizar teletrabajo prácticamente todos los días. Lo haré en una especie de lista que ayudará a una lectura más sencilla:
- Hacer una lista de tareas y priorizarla: Para mí esto es lo más importante para sentir que avanzamos y tenemos progreso con nuestro trabajo, pues vemos claramente que tenemos que hacer y cómo aportan valor a mi organización. La lista de tareas yo la hago diaria y priorizo todos los días que son las cosas más importantes y que generarán más valor para mi organización y son las primeras que termino.
¿Y cómo sé que las tareas que coloco en esta lista ayudan a alcanzar los objetivos de mi organización? Bueno, en nuestro caso, esta lista surge de una herramienta que utilizamos en sINNplify que se llama Improvement Kata de Toyota que nos da la visión y los objetivos que queremos alcanzar, por lo que mi lista y los objetivos de sINNplify deberían estar alineados.
- Agendar tiempo para uno mismo: Estando en casa es más difícil que podamos ajustarnos a un horario fijo, pues es más probable tener distracciones u otras situaciones que atender y esto puede hacer que nos sintamos culpables de no poder trabajar el tiempo que deberíamos según nuestras creencias. O por el contrario, nos sentimos tan cómodos y en flow que terminamos trabajando más de la cuenta y descuidando otras actividades que nos gustaría hacer y no nos alcanza el tiempo para ello.
La propuesta que les hago es que agenden tiempo para ustedes mismos, asignen el tiempo que crean necesario para leer, hacer ejercicio, comer en familia, ver la serie que tienen pendiente, en fin, para lo que crean necesario para su bienestar y procuren cumplirlo, así pueden tener más tiempo para lo que quieren hacer y no sentir un sentimiento de culpa por no trabajar o por procrastinar más de la cuenta, etc.
- Utilizar pomodoros* para terminar tareas tediosas: No sé si a ustedes les pasa, pero en mi caso, al estar en casa es mucho más sencillo procrastinar, dejar las tareas que nos pueden resultar tediosas de lado y enfocarnos en otras. No es el fin del mundo, pero si tenemos que ser conscientes de esto y enfrentarlo de alguna manera y el método más efectivo que he encontrado es dedicarle pomodoros a estas tareas, para hacerlas más llevaderas. Les explico un poco más, cuando tengo una tarea que ya he postergado mucho o detecto que me resulta un poco tediosa, me propongo realizar los pomodoros necesarios hasta terminarla, usualmente estimo que me va a tomar X pomodoros y resulta que me toma mucho menos tiempo.
*La técnica Pomodoro: 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro pomodoros.
Más información sobre la técnica Creador del método – Técnica pomodoro – Blog técnica pomodoro en equipos
- Premiarse: Si hemos terminado nuestras tareas diarias, concluido esa tarea que nos parecía interminable, alcanzado algún objetivo o meta que nos planteamos o simplemente queremos decirnos a nosotros mismos que lo estamos haciendo lo mejor posible, podemos premiarnos, de cualquier forma que creamos conveniente y que nos de una motivación extra para seguir en nuestra casa cuidándonos y creciendo como profesionales y como personas integrales que somos.
Cocinemos algo que nos guste, compremos un libro, juguemos con nuestros hijos, conversemos con nuestra familia, hagamos una videollamada con nuestros amigos, en fin, la manera que se les ocurra para subir su ánimo y seguir sobrellevando esta situación que nos tocó vivir.
5- Motivarse como equipo: En sINNplify, al inicio de la cuarentena, sentimos bastante ansiedad y preocupación por no saber bien cómo enfrentar la situación que se venía y la incertidumbre que estábamos viviendo y decidimos que lo mejor que podíamos hacer, era brindarnos apoyo mutuo y alentarnos a seguir positivos ante todo esto. Lo que decidimos hacer fue jugar e ideamos una especie de bingo, donde cada casilla corresponde a uno de los 12 pasos para la felicidad que propone Management 3.0.
Y como equipo nos ayudó a enfocarnos en lo positivo, en celebrar alegrías de los demás como nuestras y ver que a pesar de las circunstancias, seguíamos teniendo muchos más motivos para ser felices y viendo la situación de la manera más positiva posible.
Mi conclusión es que definitivamente no estamos haciendo teletrabajo, como bien lo decía el video inicial, estamos en casa, durante una crisis intentando trabajar y entender esto nos ayuda a cambiar nuestro diálogo interno, a bajar un poco el juicio que tenemos hacia nosotros mismos y hacia los demás y nos da un poco más de empatía para entender que todos reaccionamos distinto al entorno y que si bien el trabajo es muy importante, es más importante mantenernos sanos física y mentalmente, para poder salir bien de esta crisis en la que estamos.
